Long-term preservation
Not all pages will be translated when Researchdata.se is launched, but translations will follow.
Långtidsbevarande av data ställer andra krav på lagring än de lösningar som används för temporär lagring under aktivt forskningsarbete. Datafilerna måste sparas i ett format som förväntas kunna läsas i framtiden och ha utförliga tillhörande metadata och dokumentation.
Forskningsdata som samlas in eller skapas som en del av forskning på svenska lärosäten och andra svenska myndigheter faller i många fall inom ramen för lagstiftningen rörande allmän handling, se tryckfrihetsförordningenOpens in a new tab (1949:105). Forskningsdata ska därför, precis som andra allmänna handlingar, hanteras i enlighet med arkivlagenOpens in a new tab (1990:782).
Olika lärosäten kan ha olika föreskrifter om hur länge forskningsdata måste bevaras och hur urvalet av vilka handlingar som ska bevaras ser ut, men en minimifrist för bevarande av forskningsdata är 10 år. Läkemedelsprövningar ska lagras i minst 15 år och i vissa fall ska forskningsdata bevaras för evigt. Allmänna handlingar får gallras enbart med stöd av Riksarkivets föreskrifter och innan gallring får ske måste det finnas ett formellt gallringsbeslut som ska diarieföras. Tala med arkivet på ditt lärosäte om vad som gäller för er verksamhet.
FAIR över tid
FAIR-principerna spelar en viktig roll i arbetet med att göra forskningsdata tillgängliga, men också i arbetet med att bevara forskningsdata och annan forskningsinformation. All arkivverksamhet bygger på att informationen i arkiven ska kunna hittas och den ska vara tillgänglig, interoperabel och möjlig att återanvända. Ett mål för lärosätets arkivarbete är att forskningsinformationen ska vara FAIR även för nästa generation av forskare.
Ambitionen att behålla forskningsdata FAIR över tid förutsätter en genomtänkt informationsförvaltning där det kontinuerligt görs aktiva och genomtänkta vägval. Detta kallas för livscykelplanering och den gäller både information i sig och förvaltningen av den. I dokumentet ”Konceptet FAIR över tid” (zenodo.org)Opens in a new tab ges en beskrivning av vad livscykelplanering innebär och hur data kan göras FAIR över tid.
Arkivlagen
Arkivlagen (1990:782) reglerar hur svenska myndigheter (däribland universitet och högskolor) ska sköta sina arkiv. Enligt lagens tredje paragraf är arkiven en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
- forskningens behov.
I arkivvården (6 §) ingår att myndigheten ska:
- organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas
- upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning
- skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst
- avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar
- verkställa föreskriven gallring i arkivet.
Gallring
Huvudregeln är att allmänna handlingar vid universitet och högskolor ska bevaras. Det är i princip förbjudet att förstöra allmänna handlingar om det inte finns lagstöd för detta, det vill säga om det inte föreligger en rätt till gallring.
Av 10 § arkivlagen framgår att allmänna handlingar får gallras, men att bestämmelserna om bevarande utgör huvudregeln. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statlig forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) beskriver när det är möjligt att gallra i forskningshandlingar. Gallring är till exempel möjlig om handlingarna inte längre är av betydelse. Ett exempel på detta skulle kunna vara föredragningslistan till ett möte om ett forskningsprojekt, där föredragningslistan kan sägas ha tappat sin betydelse när mötet har ägt rum och det därefter har upprättats ett justerat protokoll. Däremot får det inte ske någon gallring av ”handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt” eller av ”handlingar som speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång” (6 §). Utöver detta ska även ”sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse” (7 §). Med andra ord ska forskningsdata som till sin natur är sådana att de inte är möjliga att samla in på nytt någon gång i framtiden – till exempel för att det inte går att undersöka samma människor igen, gräva ut samma plats en gång till eller intervjua samma personer en gång till under identiska förutsättningar – inte gallras utan arkiveras härifrån till evigheten.
Inom vissa forskningsområden kan det finnas mer specifika föreskrifter, till exempel vad gäller kliniska läkemedelsprövningar där Läkemedelsverkets bestämmelser ska beaktas. När det gäller digital arkivering är det viktigt att uppmärksamma att informationen inte är beständig i sig själv. Medan pappershandlingar normalt arkiveras vid ett tillfälle behöver digitala handlingar regelbundet konverteras (sparas om i ett nyare format) och migreras (överföras från ett medium till ett annat). Läsbarheten hos digitala filer bör därför kontrolleras regelbundet.