Skydda data

Oavsett om du arbetar ensam i din forskning eller om ni är flera som samarbetar i ett forskningsprojekt är det viktigt att kunna komma åt och arbeta med projektets forskningsdata och att se till att materialet inte förstörs eller försvinner.  

Säker datahantering under projekttiden innebär i korthet att se till att data finns tillgängliga för de personer som ska arbeta med dem (se Gemensamma arbetsfiler), samtidigt som obehöriga inte ska kunna få tillgång till dem (se Skyddsvärda data). Det är också viktigt att datamaterialet inte försvinner eller förstörs. Du bör därför försäkra dig om att hantera och lagra projektets data på ett sätt som förhindrar att data försvinner eller blir korrupta, och som också förhindrar att obehöriga personer får åtkomst till data (se Informationssäkerhet).

Åtkomst och säkerhetskopiering under forskningsprojektets gång

För att du inte av misstag ska bli av med eller förstöra nödvändiga data är det viktigt att du har en säker lagringslösning där det regelbundet görs säkerhetskopior av materialet. Eftersom filer kan försvinna om hårddisken kraschar eller datorn blir stulen är det bra att tänka på att inte spara originalfiler på den egna datorns hårddisk, framför allt inte om den är bärbar. Forskningsdata bör inte heller lagras på USB-minnen, CD- eller DVD-skivor, externa hårddiskar eller liknande eftersom det finns en risk att lagringsmediet går sönder, tappas bort eller blir stulet. Om data bearbetas på datorer utanför projektets centrala lagringslösning är det viktigt att se till att alla data synkroniseras tillbaka till den centrala lagringen så att data inte går förlorade. 

Även om dagens teknik ofta har automatisk säkerhetskopiering är dataförlust ett vanligt problem som kan försvåra arbetet i ett forskningsprojekt. Data som bara finns lagrade på ett ställe är utsatta. Om inspelade intervjuer bara finns sparade på din digitala bandspelare, om fältmätningar och anteckningar bara finns på papper, om ett dataset bara ligger på den bärbara datorns hårddisk eller om databasen bara är sparad på en USB-sticka befinner sig projektets data i riskzonen. Katastrofen är inte längre bort än ett misstag, ett hårdvarufel eller ett inbrott. Ta därför reda på vad som gäller för säkerhetskopiering i den lagringslösning som används. 

De flesta lärosäten erbjuder någon form av gemensam lagringsmöjlighet och lärosäten kan även hyra delar av en större nationell lagringsyta, men det är ändå inte säkert att din organisations IT-avdelning har en lösning som fungerar perfekt för datamaterialet du arbetar med. I vissa fall kan lösningen finnas på en annan organisations lagringsyta, men ibland kan ni behöva skapa ett separat system för ditt projekt eller införskaffa särskild programvara. Rådgör därför med IT-avdelningen redan när du skriver ansökan om forskningsmedel så att ni vid behov kan budgetera för sådana kostnader.

Oavsett vilken lagringslösning du använder bör du fråga din lokala IT-avdelning om vad de rekommenderar när det gäller säkerhetskopiering och vilka krav som ställs på data. 

Om forskargruppen består av forskare från olika lärosäten eller om du samarbetar med parter från andra organisationer behöver du vara särskilt uppmärksam när det gäller att ge andra åtkomst till materialet, vilken behörighet de ges och var materialet sparas (se Avtal med andra aktörer).

Skydd mot obehörig åtkomst

Lika viktigt som det är att se till att rätt personer har åtkomst till data är det att se till att obehöriga inte kan komma åt dem. Du behöver veta vilken informationsklass data har och vilka riktlinjer lärosätet har för hantering av material med den informationsklassen. Data som innehåller känslig information (till exempel personuppgifter, militära hemligheter eller information om biologiskt känsliga lokaler) ställer högre krav på säkerhet än data av mindre känslig karaktär. Oavsett innehållets känslighet har du ansvar för att data har det skydd som behövs för att förhindra oavsiktlig eller obehörig åtkomst.

Det här är inte frågor du behöver lösa på egen hand. Beroende på vad du arbetar med för material kan du be det lokala forskningsdatastödet, IT-avdelningen, organisationens dataskyddsombud, jurister eller säkerhetsavdelning om stöd med var och hur du får lagra data och hur materialet ska skyddas från obehörig åtkomst.