Gemensamma arbetsfiler

Om ni är flera forskare som deltar i ett forskningsprojekt behöver alla inblandade kunna lita på att data och arbetsinsatser inte går förlorade och att obehöriga personer inte kommer åt data.  

När flera personer i ett forskningsprojekt arbetar med samma datamaterial är det extra viktigt att ha ordning på materialet. Forskargruppen behöver gemensamt ta fram en strategi för mappnamn, filnamn och versionering av filer och vara noga med dokumentation, så att det är tydligt vilken version av en fil som är den senaste, i vilken fil en viss bearbetning gjordes, vad som finns var och vem som gjort vad. Med en bra strategi som följs kan ni undvika onödigt extraarbete och risken att det uppstår fel i data eller att data går förlorade.

Det kan till exempel vara bra att spara en gemensam version av era forskningsdata som lagras med skrivskydd. På så sätt kan gruppen undvika förvirring och eventuella felanalyser för att det smugit sig in fel i den uppsättning av data som någon arbetar med eller att deras data inte är uppdaterade. Utse i sådana fall en eller ett par personer som har till uppgift att förvalta data, det vill säga lägga till nya variabler, rätta till fel, ändra koder med mera. Dessa personer har också till ansvar att dokumentera de versioner som skapas, exempelvis i er datahanteringsplan.

Med en gemensam version av data får gruppen bättre kontroll över vilken version av data som ska analyseras och det blir enklare att i efterhand spåra och återskapa de analyser som har gjorts. Det gör det även smidigare när projektet senare ska förberedas för arkivering och data delas och göras tillgängliga för ny forskning.