Så öppet som möjligt, så begränsat som nödvändigt
Grundprincipen för öppen vetenskap är att resultat, publikationer och tillhörande data från offentligt finansierad forskning ska delas och göras öppet tillgängliga om det inte finns juridiska eller etiska skäl som hindrar detta. I idealfallet innebär öppen tillgång att data är direkt nedladdningsbara, men vi talar här snarare om att göra forskningsdata tillgängliga så öppet som möjligt men så begränsat så nödvändigt.
Även om forskningsdata till stor del kan göras fritt och öppet tillgängliga finns det forskningsdata som omfattas av begränsningar. Det kan till exempel handla om forskningsdata som innehåller känsliga personuppgifter, sekretessbelagd information, upphovsrättsskyddat material eller patentansökningar.
Data som inte kan delas helt öppet kan i många fall ändå göras tillgängliga i enlighet med FAIR-principerna genom att göra metadata öppet tillgängliga och lägga data i ett repositorium som stödjer begränsad åtkomst till data. Begränsad åtkomst innebär att det finns information om hur du får tillgång till data men att data är skyddsvärda på något sätt och därför behöver beställas eller begäras ut. Varje beställning granskas och eventuellt görs det även en sekretessbedömning innan data lämnas ut.
Om du ska tillgängliggöra forskningsdata med begränsad åtkomst bör du använda ett certifierat repositorium eller en annan tillförlitlig katalogtjänst som din organisation har ett samarbete med. Data som inte kan göras öppet tillgängliga kan troligen inte på ett lagligt sätt göras tillgängliga genom en oberoende katalogtjänst (även om tjänsten inte gör data fritt nedladdningsbara).
Du kan alltid kontakta det lokala forskningsdatastödet om du vill ha hjälp med hur och var du kan göra forskningsdata tillgängliga.
Personuppgifter
Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan knytas till en nu levande, identifierbar fysisk person. Detta gäller både direkta och indirekta personuppgifter samt pseudonymiserade data.
När du bedömer om data innehåller personuppgifter behöver du ta hänsyn till mer än den information som finns i själva datamaterialet. Exempelvis måste originaldata och eventuella kodnycklar sparas enligt arkivlagen (1990:782) och så länge de finns kvar kan de göra det möjligt att identifiera en individ i materialet. Även information från andra källor behöver vägas in i bedömningen.
Även om inte hela datamaterialet kan göras öppet tillgängligt kan det vara möjligt att tillgängliggöra data som inte är personuppgifter från materialet, till exempel data från statistiska beräkningar.
Det är i allmänhet förbjudet att göra forskningsdata som innehåller känsliga personuppgifter fritt nedladdningsbara. Men det finns ändå ett värde i att beskriva och synliggöra sådana forskningsdata eftersom andra forskare kan ha användning av dem för andra vetenskapliga ändamål. Det kan vara värt att tänka på att om det behövde göras en etikprövning i det ursprungliga forskningsprojektet för att behandla känsliga personuppgifter krävs det oftast även när en ny forskare vill återanvända data ur materialet. När en forskare begär att få tillgång till data som innehåller känsliga personuppgifter eller skyddsvärd information kan det därför beviljas enbart om det finns en godkänd etikprövning av den föreslagna användningen av data.
Du hittar mer information om personuppgifter i forskningsdata och de skyddsåtgärder som krävs innan data görs tillgängliga i SND:s handbok för data med personuppgifter.
Sekretess
I fall där data omfattas av någon form av sekretessbestämmelse måste det göras en sekretessprövning varje gång någon vill få tillgång till dem. Sekretess innebär inte att data aldrig kan göras tillgängliga, bara att det måste prövas från fall till fall innan data lämnas ut.
Om du gör data som omfattas av sekretess tillgängliga med begränsad åtkomst är det viktigt att du inkluderar information om sekretessvillkoren så att en åtkomstbegäran hanteras på korrekt sätt. Genom att ange information om var, på vilket sätt och på vilka villkor som skyddade data finns tillgängliga uppfyller du FAIR-principernas krav på tillgänglighet.
Upphovsrätt
Ibland kan material som samlats in för analys i ett forskningsprojekt skyddas av upphovsrätt. Sådant material får i allmänhet göras tillgängligt med begränsad åtkomst och återanvändas för forskningsändamål. Vilka begränsningar som finns för hur data får göras tillgängliga för andra beror på vad du har för avtal med upphovsrättsinnehavaren och vilken licens som har satts på materialet. Detta gäller även för upphovsrättsligt skyddat material som har samlats in från öppna källor.
Material som har publiceras med Creative Commons-licenser kan vanligtvis göras öppet tillgängligt.
Samverkansforskning
Om forskningsdata skapas inom ramarna för ett samarbete med ett privat företag eller en annan myndighet kan data behöva göras tillgängliga med begränsad åtkomst, om det överhuvudtaget är tillåtet att tillgängliggöra dem.
Samarbeten inom forskning bör regleras av ett forskningsavtal. För att säkerställa att projektdata och forskningsresultat kan göras tillgängliga efter att projektet har avslutats måste du se till att frågor om dataåtkomst behandlas i avtalet. Vem kommer att äga vilka forskningsdata? Finns det några begränsningar för hur och av vem de kan användas? Finns det en risk att du som enskild forskare eller ditt lärosäte inte får tillgång till data när projektet har avslutats? Planera redan från början hur data ska göras tillgängliga genom att använda en datahanteringsplan som kan bifogas till avtalet.
Closed review
I samband med att en forskningsartikel granskas inför eventuell publicering behöver dataset ibland göras tillgängliga för granskning även om forskaren inte vill att data publiceras innan artikeln har accepterats. I sådana fall kan data göras tillgängliga för enbart artikelns granskare, via en tillfällig länk, i en så kallad sluten referentgranskning (closed review) under tiden som artikeln granskas.
När artikeln har accepterats och publicerats kan datasetet göras publikt tillgängligt, antingen öppet eller med begränsad åtkomst, beroende på innehållet i data.
Embargo
I publiceringssammanhang innebär embargo den tidsperiod som måste förflyta mellan det att en artikel publiceras i en tidskrift och att en version av artikeln får göras tillgänglig i ett repositorium. Det handlar ofta om ett så kallat preprint eller någon annan tidig version av artikeln, men det kan också handla om en PDF som förlaget har skapat.
När det gäller forskningsdata används embargo för den tidsperiod som ska förflyta mellan projektslut eller publicering av forskningsresultat och när data som tidigast får göras tillgängliga för bland annat återanvändning. Det är ovanligt med embargon inom forskning men det förekommer, till exempel om data utgör en affärshemlighet för ett företag under en viss tid. Det kan till exempel handla om intervjuer med programmerare på ett datorspelsföretag som skulle kunna avslöja information om ett kommande spel även om själva forskningsresultaten inte tar upp detta. Data är då känsliga tills spelet släppts. Normalt sett ska det finnas ett avtal mellan lärosätet och företaget som reglerar frågan, till exempel ett så kallat Non-Disclosure Agreement (NDA).
Embargo är inte något som rekommenderas, framför allt inte för offentligt finansierade forskningsdata. Du bör bara lägga embargo på data om det är ett absolut krav från någon annan för att du ska få använda dem. Grundprincipen är att data från offentligt finansierad forskning ska göras tillgängliga så öppet som möjligt och så begränsat som nödvändigt.